Atualmente, muitos documentos já nascem digitais, como é o caso das Notas Fiscais Eletrônicas, Livros Fiscais Eletrônicos, etc.
No entanto, ainda existe uma infinidade de documentos que são físicos, o que pode representar uma grande dor de cabeça para as empresas manterem esses documentos em um arquivo morto.
Assim, tem sido cada vez mais comum as empresas digitalizarem seus documentos físicos para guardá-los em meio digital, o que, além de economizar espaço físico, facilita enormemente a consulta desses documentos quando necessário.
E é neste momento que surge a dúvida:
Posso jogar os documentos originais depois de digitalizados?
Se você tem essa dúvida, acompanhe esse post até o final, onde falaremos sobre a validade jurídica dos documentos digitalizados!
O QUE DIZ A LEI?
De acordo com o art. 3º da Lei nº 12.682/2012, um documento digital terá o mesmo valor que um documento original apenas quando o processo de digitalização for realizado de forma a manter a integridade e a autenticidade do documento, com o emprego de certificado digital regulado pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).
Ou seja, não basta escanear os documentos originais e pensar que eles terão o mesmo valor jurídico que os documentos originais.
Existe também outro processo de “compactação” de documentos que é bem mais antigo, chamado de microfilmagem.
A microfilmagem sim tem plena validade jurídica, mas desde que realizada em conformidade com a Lei nº 5.433/1968, regulamentada pelo Decreto nº 1.799/1996 e pela Portaria Conarq nº 12/2009.
Explicaremos um pouco mais sobre esses dois métodos (digitalização e microfilmagem) a seguir.
COMO FUNCIONA A DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS?
Como falamos anteriormente, os documentos digitais só têm validade jurídica se assinados por todos os envolvidos com um certificado digital ICP-Brasil. Os certificados digitais estão ficando cada vez mais comuns e podem ser adquiridos em empresas como o Serasa ou Certisign.
Por exemplo, vamos supor que a sua empresa precise renovar o Contrato de Locação.
Ao invés de imprimir o contrato em papel e as partes assinarem a caneta, é possível gerar o contrato em PDF e obter a assinatura de todos os envolvidos (ex: locador, locatário, anuentes, fiador e testemunhas) por meio do certificado digital ICP-Brasil de cada um.
Neste caso, cada assinatura ficará gravada no arquivo PDF, de forma a garantir a integridade e autenticidade das assinaturas.
Outro exemplo é a Nota Fiscal Eletrônica. Neste caso, o único certificado digital envolvido é o da própria empresa que emite a NF, sendo que a utilização do certificado digital é requerida no momento da emissão da nota.
Enfim, como você pode ver, ainda estamos um pouco longe de atingirmos uma situação no Brasil em que 100% dos documentos sejam digitais.
Em certa medida isso é até compreensível, já que um documento digitalizado de forma simples (ex: scanner, câmera do celular, etc.) estaria sujeito a fraudes e adulterações, o que poderia gerar grande insegurança jurídica em caso de processos judiciais ou fiscalizações.
Enfim, acreditamos que a digitalização de documentos físicos é extremamente útil para facilitar a gestão dos arquivos de uma empresa no dia-a-dia, mas é importante guardar os documentos originais pelo período de prescrição correspondente a cada tipo de documento, que pode variar de 5 a 30 anos ou pode ser até por um prazo indefinido, como é o caso do Livro Diário e dos Contratos de Trabalho dos Empregados.
COMO FUNCIONA A MICROFILMAGEM DE DOCUMENTOS?
A microfilmagem funciona como uma espécie de foto que é capturada por meio de um equipamento especial que grava uma miniatura do documento original em um microfilme (parecido com as câmeras de filme de antigamente), permitindo a fiel reprodução do documento original quando necessário. Esse método é tido como mais “seguro” pelos seguintes fatores:
As empresas que realizam a atividade de microfilmagem de documentos precisam estar inscritas no Ministério da Justiça, assumindo responsabilidade civil e criminal pela qualidade na execução do serviço;
Os filmes negativos devem ser arquivados na própria empresa, não podendo ser transferidos para outro local;
É necessário realizar uma cópia do filme original (backup), devendo ser armazenado em local diferente do filme original;
A eliminação dos documentos originais precisa ser lavrada em um livro próprio;
Os microfilmes ou microfichas precisam ser indexados de forma remissiva, permitindo a posterior recuperação das informações;
O filme utilizado deve ter alta definição, densidade uniforme e durabilidade;
Os filmes originais e os backups devem ser mantidos pelos mesmos prazos de prescrição que estariam sujeitos os seus respectivos originais.
Apesar de a microfilmagem ter a mesma validade jurídica que o documento original, esse método é muito burocrático e custoso para a maioria das pequenas e médias empresas, sendo mais utilizada pelas grandes empresas como instituições financeiras, instituições de ensino, cartórios, etc.
CONCLUSÃO
A menos que você esteja disposto a investir em um processo de microfilmagem, acreditamos que a maioria das pequenas e médias empresas preferirão conviver com o bom e velho arquivo morto, mas buscando eliminar a impressão de documentos físicos desnecessários.
Cabe lembrar que muitas empresas ainda imprimem documentos que não têm a menor necessidade de serem impressos, como, por exemplo,
– Notas Fiscais Eletrônicas,
– boletos bancários,
– comprovantes de pagamentos eletrônicos,
– relatórios gerenciais internos extraídos de um software, etc.
Todos esses documentos podem ser guardados apenas digitalmente sem nenhum problema.
Já em relação aos documentos originais importantes, como:
– contratos,
– recibos de pagamento,
– documentos da folha de pagamento,
– livros fiscais e contábeis obrigatórios,
– notas fiscais em papel, etc.;
esses sim precisam ser mantidos de forma organizada pelo período de prescrição correspondente.
Para as empresas que não possuem espaço físico apropriado, existem diversas empresas no mercado que oferecem serviços de self-storage ou armazenagem de documentos físicos.
Além disso, é importante contar com uma empresa de contabilidade moderna, que trabalhe com processos automatizados, buscando reduzir ao máximo o vai e vem de documentos físicos.