Com essas ferramentas e comprometimento dos envolvidos não há planejamento que fique apenas no papel, sendo essa a forma mais eficiente de direcionar de forma responsável e sustentável qualquer negócio.
O planejamento estratégico é um conjunto de ferramentas e mecanismos sistemicamente utilizados para, de acordo com o contexto encontrado definir metas, ações e responsabilidades visando o sucesso do plano geral idealizado.
Uma das principais ferramentas utilizadas para o auto conhecimento e definição de objetivos é a chamada Análise SWOT, do inglês, strengths, weaknesses, opportunities e threats; ou em português FOFA, forças, oportunidades, fraquezas e ameaças.
Para trabalhar com essa ferramenta, há uma auto avaliação (ESCRITÓRIO/EMPRESA) para encontrar seus pontos de força e as fraquezas, bem como a avaliação do ambiente externo (MERCADO) a fim de antever as oportunidades e ameaças que estão se desenhando no cenário.
Com essa análise, cruzamos as informações de modo a potencializar as forças, eliminar ou minimizar as fraquezas, a fim de que o escritório esteja preparado para o cenário externo, aproveitando as oportunidades e neutralizando as ameaças que foram vislumbradas com a ferramenta.
Esse exercício é importantíssimo.
Vejam, por mais que todas as informações preenchidas na análise SWOT estivessem em sua cabeça, ou dos membros de sua equipe, ao traduzi-las e mapeá-las elas se tornam palpáveis, reais e visíveis.
Assim, com esse cruzamento torna-se mais fácil avaliar os pontos que devem ser trabalhados, bem como a ordem de prioridades.
A partir daí são estabelecidas as metas a serem trabalhadas e o plano de atingimento das mesmas.
As metas devem ser pensadas de forma congruente ao objetivo final do planejamento, de acordo com o resultado da análise SWOT é possível avaliar o que o escritório deverá trabalhar para que possa atingir o principal objetivo almejado, seja a mudança de nicho de atuação, aumento de lucratividade, entre outros.
Dessa forma, definidas as metas, cada uma deve ter um coerente plano de execução e acompanhamento e para isso a ferramenta 5W2H é muito útil:
WHATWHOWHENWHYWHEREHOW MUCHHOWO que será feitoQuem faráQuando (prazo)Por quê?OndeQuanto custaráComo será executado
Conforme desenho acima, cada meta deve ser definida de modo claro, alinhando-se as expectativas dos envolvidos e para o quanto ela é congruente com o planejamento.
Além disso, planeja-se desde já quem serão os responsáveis pela meta, prazos, custos, e modo de execução e apresentação dos resultados.
A comunicação clara e objetiva são fatores de sucesso ao atingimento dos objetivos em qualquer empresa. Lidamos com pessoas! É importante transmitir as mensagens sem entrelinhas e ter a certeza de que seu interlocutor entendeu exatamente o que você quis dizer.
Por último, não adianta todo esse trabalho perfeito de análise, planejamento e definição de objetivos sem o acompanhamento eficiente.
Para isso, trago mais uma ferramenta muito eficiente chamada PDCA, do inglês Plan, Do, Check and Act.
A grande “sacada” dessa ferramenta é: acompanhamento!
Para garantir os resultados é necessário manter um acompanhamento constante sobre o andamento das tarefas, não basta aguardar o resultado final.
Isso porque, durante a execução do plano pode ser necessário trabalhar com ajustes que melhorem ou corrijam algum erro de cálculo.
Assim, defina com os responsáveis prazos de acompanhamento para avaliar se o plano está seguindo o que foi idealizado, se há a necessidade de alguma correção necessária para que, ao final, a meta seja integralmente cumprida.
Com essas ferramentas e comprometimento dos envolvidos não há planejamento que fique apenas no papel, sendo essa a forma mais eficiente de direcionar de forma responsável e sustentável qualquer negócio.
Pratique!
Por: Danielle Alves Lima de Oliveira – consultora em gestão jurídica franqueada da Radar – Gestão para Advogados, especializada nas áreas de Estratégia, Planejamento, Gestão Societária e de Pessoas e Gestão dos Serviços Jurídicos.