É necessário organização na hora emitir, armazenar e, em seguida, enviar os documentos ao seu escritório de contabilidade. Por isso é importante que os documentos contábeis estejam organizados e que o empreendedor saiba quais devem ser enviados ao contador a cada mês. Entender a importância disso pode evitar problemas futuros com o Fisco.
É necessário organização na hora emitir, armazenar e, em seguida, enviar os documentos ao seu escritório de contabilidade, preferentemente por meio digital, para evitar perdas ou extravios, considerando que os mesmos são confidenciais.
É a partir desses documentos que o Escritório de Contabilidade executa sua função dentro da instituição, mantendo as obrigações legais e cumprindo as inúmeras Obrigações Acessórias exigidas pelo Fisco.
Confira quais os documentos devem ser enviados mensalmente para o contador
Departamento Pessoal
Este departamento é o que requer mais documentos, pois engloba todos os funcionários e sócios de uma empresa e toda documentação deve ser enviada para a contabilidade para que ambos os lados fiquem resguardados caso qualquer adversidade venha a ocorrer no futuro.
Estes são os documentos com relação trabalhista, ou seja, relativos aos serviços que seus colaboradores prestam. Serve para você saber quais documentos seus são importantes e que você deve guardar.
Salários;
Pró-labore;
Férias;
Vale Transporte;
Vale Refeição;
Comprovantes dos recolhimentos de impostos tais como INSS, FGTS, IRRF;
Atestados Médicos;
Dados para lançar na folha de pagamento;
Faltas;
Hora extras.
Departamento Fiscal
Este é o departamento responsável por fazer uma prestação de contas ao governo. Seja na venda, compra, prestação de serviços ou transferência de produto. Cada situação exige documento específico e um imposto que é necessário calcular. Os principais documentos são:
Notas fiscais;
Conhecimento de transporte;
Comprovantes de pagamento dos impostos ISS, PIS, COFINS, CSLL, IRPJ ou DAS.
Notas Fiscais com retenção de tributos
Departamento Contábil
Este é o departamento responsável pelo registro de todas as operações. Ou seja, todo o fluxo de dinheiro que entra e sai das contas da empresa. É aqui que fica o principal controle da empresa e onde é possível saber se há algo de errado. Confira a documentação:
Recibo de pagamento de água, luz, aluguel, condomínio, IPTU, internet, telefone;
Extratos bancários;
Extrato de aplicação financeira;
Extrato de cartão de crédito;
Comprovantes de despesas diversas que não possuem notas fiscais de material de limpeza, combustível, transporte, recibo de estacionamento, despesas com correios entre outros;
Boletos diversos;
Contratos de serviços: seguros, financiamentos, leasing, locação;
Comprovante de aquisição de bens;
Demais comprovantes de pagamentos que não constam nos extratos bancários.
Esses documentos são fundamentais para o cumprimento das obrigações da empresa perante o Fisco.
Também é imprescindível manter sua empresa sempre atualizada sobre os dados de seus sócios e colaboradores, além de manter os documentos em dia e organizados para evitar problemas.
Fonte: Portal Contábeis, Juliana Moratto.