O certificado digital tornou-se uma ferramenta indispensável para as empresas, já que ele é necessário para diversas ações como emitir notas fiscais, acessar serviços do governo, assinar contratos digitais, entre outras.
A assinatura digital permite identificar a empresa em transações, assim como acontece com as assinaturas em papel, protegendo assim a empresa de fraudes e outros problemas.
A seguir, você verá mais detalhes sobre o certificado digital e suas aplicações.
O QUE É CERTIFICADO DIGITAL?
O certificado digital é uma ferramenta que permite identificar pessoas físicas ou jurídicas por meio de uma assinatura eletrônica.
Ele serve para realizar diversas ações no meio digital através dessa identificação.
Essa certificação surgiu a partir da Medida Provisória nº 2.200-02, de 24 de agosto de 2001, que regularizou o uso da assinatura digital para a validação de documentos digitais no Brasil.
Essa assinatura é necessária para vários processos, como:
Emissão e download de documentos fiscais eletrônicos;
Assinatura de contratos digitais;
Fazer login em alguns sites do governo; entre outros.
COMO FUNCIONA O CERTIFICADO DIGITAL?
Existem dois tipos de mídia existentes para o certificado digital: A1 e A3.
O certificado A1 é totalmente digital, ou seja, fica instalado no computador ou servidor da empresa, e isso facilita muito a rotina de empresas que movimentam um grande volume de documentos mensais.
Já o certificado A3 fica armazenado em um token USB ou cartão, e pode ser levado de forma física para qualquer lugar.
No entanto, para funcionar é preciso que esteja plugado no computador, o que é um grande problema quando se tem a necessidade constante de usá-lo.
TIPOS DE ASSINATURA DIGITAL
Existem várias modalidades diferentes de certificados, que suprem as necessidades específicas de pessoas e de empresas. Independente do tipo, eles podem ser encontrados tanto como A1 quanto como A3.
Os tipos de assinatura digital mais conhecidos são:
Certificado e-CPF: comprova a identidade de uma pessoa física, e permite realizar ações como a assinatura de documentos e contratos, redação de procurações, entre outras.
Certificado e-CNPJ: comprova a identidade de uma pessoa jurídica, e só pode ser utilizado pelo responsável do CNPJ. É usado para assinar documentos, realizar procurações, acessar serviços do governo, entre outros.
POR QUE É NECESSÁRIO QUE A EMPRESA TENHA UMA ASSINATURA DIGITAL?
Toda empresa que emite ou recebe notas fiscais precisa de um certificado digital, isso porque ele é obrigatório tanto na emissão do documento, quanto para baixar na SEFAZ.
A agilidade para lidar com processos financeiros, contábeis, fiscais, de recursos humanos, entre outros, também é um ponto positivo da assinatura digital, já que não será preciso imprimir o documento, assinar, escanear e reenviar.
Por fim, várias instituições e órgãos governamentais exigem o certificado para ter acesso à sites e serviços, o que enfatiza ainda mais que o certificado é uma necessidade para as empresas.
COMO ADQUIRIR UM CERTIFICADO DIGITAL
O certificado digital deve ser feito por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada pela ICP-Brasil, elas são encontradas na própria internet, onde pode ser feita a compra do certificado.
Alguns locais também possibilitam a compra na Associação dos Contabilistas do município.
Ao fazer a compra do certificado, é preciso estar atento à alguns pontos importantes:
Tipo do certificado (ele precisa atender as necessidades da empresa);
Mídia A1 ou A3 (sendo que o A1 é mais flexível por não precisar plugar sempre que for utilizar);
Prazo de validade.
Após fazer a aquisição do certificado, a AC escolhida mandará informações sobre como ativá-lo.
Em geral, esse processo envolve a ida do responsável legal pela empresa até uma Autoridade de Registro (AR) credenciada, para a identificação pessoal.
Já a renovação do certificado é mais simples, pois geralmente pode ser feita de forma completamente online, mas é recomendado que seja feito com uma antecedência de 30 dias para garantir que não haja pendências quanto à documentação.
CONCLUSÃO
Várias ferramentas do governo e operações como a emissão e recebimento de nota fiscal dependem da assinatura digital, portanto, o uso do certificado é uma necessidade para as empresas.
Existem vários tipos de certificados, dentre eles, os mais comuns são o e-CPF e o e-CNPJ.
Além dos tipos, também existem mídias de armazenamento diferentes, sendo que o A1 é totalmente digital, e o A3 se trata de um token físico.
Para adquirir um certificado, é preciso buscar uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada pela ICP-Brasil. Existem várias ACs diferentes para que as empresas escolham aquela que traz o melhor custo-benefício.
Fonte: Conexão NF-e.