A importância dos Extratos Bancários na contabilidade da sua empresa

O assunto de hoje é referente a importância dos Extratos Bancários da sua empresa na hora de realizar toda a contabilidade.

Veja a seguir o porquê você empreendedor deve ficar atento nessa exigência.

A Escrituração Contábil regular é uma exigência não só prevista no Código Civil, artigo 1.179, como está prevista também na Lei das Sociedades Anônimas e nas Normas Brasileiras de Contabilidade, e é atividade exclusiva do Contador, conforme prevê o Decreto-Lei 9.295/46.

Muitos pensam que não é obrigatória a entrega da documentação que comprove a movimentação bancária (extratos); mas isso é um grande erro, toda a documentação bancária deve ser mandada para a contabilidade mensalmente. Não só os extratos, mas os documentos que comprovem cada débito e cada crédito.

Seguem alguns exemplos de qual a importância dos extratos bancários para a contabilidade da sua empresa e o que a ausência da contabilização dos mesmos pode causar:

I – Depósitos sem a devida comprovação da receita (emissão de NF, duplicatas, etc.) são considerados pela legislação como receita omitida, sujeitando-se às severas penalidades para a empresa e para os sócios.

Por outro lado, saída de dinheiro da conta corrente, sem o devido esclarecimento sobre seu destino, será considerada retirada de Pró-Labore, ocasionando na taxação dos sócios na pessoa física, por se tratar de uma receita tributável.

II – Toda a pessoa jurídica deve manter a sua conta bancária exclusivamente com os movimentos da Pessoa Jurídica, sem misturar, seja por qualquer motivo, com o movimento particular dos sócios.

Observar o “Princípio da Entidade”, o qual diz que tem de haver plena distinção entre Pessoa Física e Jurídica, ou seja, o patrimônio ou movimentação financeira da empresa não devem se misturar com o patrimônio ou movimentação financeira de seus sócios ou de outras empresas, no caso de grupos empresariais.

III – Todos os cheques devem estar relacionados ao comprovante da obrigação paga.

Valores depositados devem estar relacionados aos valores de venda à vista, duplicatas de clientes e outros valores recebidos.

Os extratos bancários de todas as contas mantidas pela empresa são INDISPENSÁVEIS para a contabilidade, para devida contabilização e conciliação das operações.

Após o encerramento de cada mês, os extratos e documentos bancários devem ser entregues ordenados por data (verificar a continuidade dos saldos) até o 5º dia do mês seguinte.

São igualmente indispensáveis os extratos de aplicação financeira.

No caso de empresa enquadrada no Simples Nacional, a ausência de escrituração da movimentação financeira, inclusive bancária, é hipótese de desenquadramento deste regime de tributação, e pode ser requerido pela própria Receita Federal, como se pode observar no artigo 29, inciso VIII, da LC nº 123/06:

Art. 29. As exclusões de ofício das empresas optantes pelo Simples Nacional podem ocorrer quando:

VIII – houver falta de escrituração do livro-caixa ou não permitir a identificação da movimentação financeira, inclusive bancária;

Na hipótese de desenquadramento de ofício pela ausência de escrituração da movimentação financeira, inclusive bancária, a exclusão produzirá efeitos a partir do próprio mês em que incorridas, ou seja, pode ser retroativa. Além disso o desenquadramento por este motivo impede a opção pelo regime diferenciado e favorecido desta Lei Complementar pelos próximos 3 (três) anos-calendário seguintes.

Para evitarmos transtornos com órgãos fiscalizadores e estar em dia com a lei, os extratos bancários são o parâmetro de confiança quando falamos de valores que entraram e/ou saíram da empresa: todos tendo origem e destino oficiais; estando em ordem, não há o que temer.

Lembrando também que os Contadores têm obrigação de manter sua contabilidade em dia e para isso precisam de documentos oficiais e regularizados, caso contrário com a falta de informações, os documentos emitidos pela contabilidade (Balanço) não são válidos e podem gerar multas e serem considerados documentos fraudulentos.

Sabendo de tudo isso, a responsabilidade é mutua, o gestor encaminha os documentos (Extratos bancários) e a contabilidade gera documentos fiscais oficiais que servirão como apoio administrativo para a gestão da empresa e também fica resguardada quanto a prestação de serviço regular.

Fonte: A importância dos Extratos Bancários na contabilidade da sua empresa - Orsales Contabilidade